La HELPEOPLE Foundation Onlus, in persona del suo legale rappresentante, Sig. Antonio Randino (C.F.: RNDNTN71C28B963R) e con sede in Bellona (Ce), Via Madonna degli Angeli n. 30, quale gestore del Sito Web helpeople.it (di seguito, per brevità, “Sito Web”), nonché quale Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 4 e 28 del decreto legislativo 30 Giugno 2003, n. 196 – Codice della privacy (di seguito “Codice”) e degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “Regolamento”) informa ai sensi dell’art. 13 del Codice e 13 del Regolamento che procederà al trattamento dei dati personali a Voi riferiti per le finalità e con le modalità più oltre indicate.
A tal fine occorre premettere che il possibile trattamento di dati sensibili ed oggi dati particolari ex art. 9 GDPR, astrattamente effettuabile da Helpeople Foundation Onlus, rientra tra quelli previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 del PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 27 aprile 2016 e che, precedentemente, il trattamento era ammesso in forza dell’Autorizzazione Generale al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni, n. 3/2012, emessa dal Garante Privacy il 13 dicembre 2012.
Visti gli obblighi di informazione previsti dal Codice della privacy e dal Regolamento, quest’ultimo in vigore a partire dal 25 Maggio 2018, a tali trattamenti, il Titolare è tenuto a rendere l’informativa ed acquisire taluni consensi obbligatori e, per maggiore trasparenza, intende altresì fornire all’Interessato un’informativa il più possibile completa sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati personali.
Per dati personali si intendono tutte le informazioni relative ad una persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, co. 1, lett. b Codice) (a titolo esemplificativo e non esaustivo : dati anagrafici, relativi alla ubicazione, codice fiscale, identificativo online, stato di salute, abitudini, immagine e voce ecc.) e soggettivo (a titolo esemplificativo e non esaustivo: informazioni e/o valutazioni fornite da un soggetto ad un altro soggetto).
Per interessato si intende la persona fisica cui si riferiscono i dati personali trattati. A tale soggetto sono riservati i diritti e determinati strumenti di tutela degli stessi di cui si dirà infra.
Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’elaborazione, la selezione, il blocco, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Il trattamento verrà svolto in via manuale (es: raccolta moduli cartacei) e in via elettronica o comunque con l’ausilio di strumenti informatizzati o automatizzati.
Secondo le norme del Codice e del Regolamento, i trattamenti effettuati dal Titolare saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza.
Per titolare del trattamento si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica o altro organismo che, singolarmente, o insieme ad altri, determina le finalità o i mezzi del trattamento di dati personali.
Ai sensi del predetto Regolamento, le associazioni anche non riconosciute, le organizzazioni assistenziali o di volontariato e le ONLUS sono autorizzate dal Garante a trattare i dati sensibili ed oggi dati particolari ex art. 9 Regolamento relativi:
1) ai soci e associati nonché ai loro famigliari e conviventi;
2) agli aderenti, sostenitori e sottoscrittori nonché a coloro che hanno contatti regolari con l’associazione;
3) ai beneficiari, agli assistiti ed ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione;
4) al perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo o dallo statuto e per il perseguimento di finalità di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
HelPeople Foundation Onlus, nel rispetto dell’articolo 5 del Regolamento, acquisirà e tratterà i dati raccolti coi seguenti criteri e principi :
1) Trasparenza
2) Liceità e Correttezza
3) Minimizzazione, pertinenza e proporzionalità
4) Limitazione della Conservazione
5) Sicurezza e integrità
A) Minimizzazione del trattamento
Ai fini del rispetto del principio di MINIMIZZAZIONE, la DOMANDA DI ISCRIZIONE ad HelPeople Foundation Onlus ai sensi dell’art. 8.2 dello Statuto, conterrà unicamente la richiesta di Cognome e Nome (obbligatorio) del richiedente al fine dell’inserimento nell’elenco soci, nonché la residenza (obbligatoria ai fini dell’invio della convocazione della Assemblea), la mail (facoltativa, per l’invio di aggiornamenti e newsletters) e il numero di telefono cellulare (facoltativo).
In nessun caso il modulo di iscrizione ad HelPeople Foundation Onlus conterrà richieste o caselle attraverso le quali si richiedano direttamente o indirettamente dati sanitari, giudiziari, o sensibili del socio.
Nel caso debba avvenire il trattamento di dati sensibili e/o del dato particolare riguardante la salute, ciò avverrà a seguito dell’invio di una idonea informativa, anche senza il consenso degli scritto degli interessati. Ed invero, ai sensi del GDPR così come in precedenza ai sensi dell’art. 263 del Codice Privacy, “i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante quando il trattamento è effettuato da associazioni, enti od organismi senza scopo di lucro, anche non riconosciuti (…) per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, relativamente ai dati personali degli aderenti o dei soggetti che in relazione a tali finalità hanno contatti regolari con l’associazione, ente od organismo, sempre che i dati non siano comunicati all’esterno o diffusi e l’ente, associazione od organismo determini idonee garanzie relativamente ai trattamenti effettuati, prevedendo espressamente le modalità di utilizzo dei dati con determinazione resa nota agli interessati all’atto dell’informativa ai sensi dell’articolo 13”. Inoltre ai sensi dell’Art. 9 comma 2 lettera C GDPR il trattamento è da considerarsi necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato.
Ciò significa che HelpPeople Foundation Onlus può legittimamente trattare i dati sensibili dei soci, dei sostenitori, dei beneficiari e dei loro familiari, per le finalità previste dal proprio Statuto, anche senza il consenso scritto degli interessati, purché ai sensi dell’art. 9 n. 2 lettera a) l’interessato presti consenso in modo esplicito e comunque con le limitazioni legate ad un contatto generalmente di tipo orale e telefonico e gli interessati siano stati resi edotti del trattamento mediante apposita informativa ai sensi dell’articolo 12- 13 e 14 del Regolamento.
B) Comunicazione e diffusione dei dati personali per il perseguimento delle finalità primarie del trattamento.
In tutti i casi sopra illustrati per il perseguimento delle finalità primarie la HelPeople Foundation Onlus potrà comunicare i dati personali all’esterno ai terzi cui la comunicazione sia necessaria per gli adempimenti nascenti, derivanti o comunque connessi al perseguimento delle finalità associative e/o in forza di prescrizioni derivanti da norme di legge.
In tale ottica i dati personali potranno essere comunicati dal Titolare ai soggetti di seguito indicati:
1) a soggetti che svolgono attività di elaborazione dati e/o tenuta della contabilità ed adempimenti conseguenti per conto del Titolare;
2) a società che svolgono attività di gestione e manutenzione degli apparati di comunicazione elettronica (ivi inclusi i siti web) ed i connessi adempimenti conseguenti per conto del Titolare;
3) all’autorità giudiziaria e di polizia o ad altre amministrazioni pubbliche per l’adempimento di obblighi normativi;
4) ad organismi sanitari privati e pubblici – sia italiani che esteri – per finalità assicurative, lavoristiche, previdenziali, assistenziali,
5) a tutte le persone fisiche e giuridiche nei casi in cui la comunicazione risulti necessaria per le finalità primarie del trattamento.
Sempre per il perseguimento di specifiche finalità connesse al rapporto associativo si informa che il Titolare potrà diffondere i dati personali, a titolo esemplificativo, mediante organi d’informazione radiotelevisivi, organi di stampa, quotidiani, periodici ed altre pubblicazioni, anche on line.
Con riferimento all’art. 13, comma 1, lettera (d) del Codice della privacy e alla indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali in qualità di responsabili o incaricati, si fornisce di seguito apposito elenco: lavoratori interni e consulenti interni del Titolare incaricati di adempimenti amministrativi, segretariali, tecnici o di altro tipo.
C) Acquisizione dati tramite comunicazione telefonica
I dati raccolti da HelPeople Foundation Onlus in caso di ACQUISIZIONE DI DATI TRAMITE COMUNICAZIONE TELEFONICA, in particolare ad opera del proprio Sportello Informativo saranno trattati come segue:
HelPeople Foundation Onlus ha attivo sul proprio risponditore telefonico un messaggio che rimanda all’informativa sulla privacy;
HelPeople Foundation Onlus richiederà all’interessato il proprio consenso in forma orale non sussistendo altra forma alternativa che consenta di interagire con i bisogni per i quali l’interessato interpella HelPeople Foundation Onlus.
HelPeople Foundation Onlus inserirà i dati ricevuti nell’apposito Registro “Sportello Informativo”, comunicando contemporaneamente in forma orale all’interessato il motivo della richiesta del dato, conformemente al Registro “Sportello Informativo”.
Successivamente alla conversazione HelPeople Foundation Onlus invierà alla mail indicata come riferimento dall’Interessato, o ad altro riferimento in mancanza di mail, la Informativa contenente l’elenco dei dati richiesti, il motivo della richiesta e l’indicazione di tutti i diritti spettanti all’Interessato.
D) Comunicazione dati nei casi di raccolta fondi e donazioni
In caso di Comunicazione relativa alla RACCOLTA DI FONDI E DONAZIONI comparente sul sito ufficiale di HelPeople Foundation Onlus e ad accesso volontario dell’utente, HelPeople Foundation Onlus ritiene che l’accesso da parte dell’Interessato al fine della donazione sia atto volontario e specificamente prefinalizzato dall’Interessato, ragione per la quale non è necessaria la richiesta di alcun consenso alla donazione e al trattamento dei dati necessari ai fini di legge; HelPeople Foundation Onlus provvederà ad inviare all’Interessato autore della donazione idonea Informativa con l’indicazione dello scopo della raccolta dei dati e dei diritti.
Ogni altra richiesta (a titolo esemplificativo e non esaustivo: l’invio di riviste, NEWSLETTER o altro materiale relativo alla mission di HelPeople Foundation Onlus) dovrà essere oggetto di specifica approvazione da parte dell’Interessato a cui seguirà l’invio di Informativa come al punto precedente.
HelPeople Foundation Onlus dichiara che i dati raccolti sono gestiti con il supporto dei seguenti fornitori:
per i dati trattati ai fini dell’adesione all’Associazione il servizio è fornito da Helpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
per i dati trattati dai fornitori e dai dipendenti e finalizzati alla gestione del rapporto amministrativo/contabile il servizio è fornito da Helpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
per i dati trattati dallo Sportello Informativo il servizio è internalizzato all’associazione;
per i dati trattati dai sostenitori attraverso le donazioni il servizio è fornito daHelpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
per i dati trattati per la diffusione della newsletter informativa dell’associazione il servizio è fornito daHelpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
per i dati trattati per consulenza legale continuativa attinente la contrattualistica del titolare, la redazione di pareri e l’assistenza legale stragiudiziale e giudiziale il servizio è fornito daHelpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
per i dati trattati in relazione al Servizio di Prevenzione e Protezione Aziendale di cui al D.LGS. 81/2008 per la sicurezza sul posto il servizio è fornito daHelpeople Foundation Onlus | Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605;
HelPeople Foundation Onlus è presente con il proprio account sui seguenti Social Media:
Facebook (https://facebook.com/HelPeopleONLUS/)
Twitter (https://twitter.com/helpeopleOnlus)
Google+ (https://plus.google.com/+HelPeopleItONLUS)
Youtube (https://youtube.com/user/HelPeopleFoundation)
Vimeo (https://vimeo.com/helpeopleonlus)
per i quali le suddette aziende sono conformi a molti standard internazionali specifici del settore. Per maggiori informazioni visitare la pagina dedicata alla privacy di ciascuno di essi.
E) Esercizio dei diritti da parte dell’interessato
Ai sensi dell’articolo 7 del Codice della privacy e ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 15, 18, 19 e 21 del Regolamento, si informano i soli rappresentanti legali del Cliente (ove costituito in forma societaria o nel caso di persona giuridica) che gli stessi – in proprio, stante la inapplicabilità del Codice e del Regolamento ai dati della Società in quanto tale:
a) hanno il diritto di chiedere alla HelPeople Foundation Onlus, quale titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, nei casi previsti;
b) hanno il diritto di proporre in qualità di persone fisiche interessate un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su garanteprivacy.it;
c) le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate dal Titolare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali.
Il Titolare potrà comunicare all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.
L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. L’indirizzo per l’esercizio dei diritti è: Via Madonna degli Angeli 30 – 81041 – Bellona (CE) recapito telefonico: +39 069880605
F) Tempo di conservazione dei dati
I dati dei soci potranno essere conservati fintanto che l’interessato cui i dati si riferiscono mantenga la propria qualifica di socio oppure per un tempo superiore, laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge.
I dati dei sostenitori potranno essere conservati soltanto laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge e comunque con riferimento all’articolo 6 della – Autorizzazione generale n. 3/2016 al trattamento dei dati sensibili (ed oggi dati particolari ex art. 9 Regolamento) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni 15 dicembre 2016.
I dati delle persone che intrattengono con HelPeople Onlus contatti occasionali potranno essere conservati fintanto che l’interessato cui i dati si riferiscono mantenga un rapporto con HelPeople Onlus o per un tempo superiore, laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge.
I dati dei dipendenti in base a quanto previsto dalla Autorizzazione generale n. 1/2016 al trattamento dei dati sensibili (oggi ed oggi dati particolari ex art. 9 Regolamento) nei rapporti di lavoro 15 dicembre 2016.
G) Protezione dei dati personali
HelPeople Onlus protegge i dati personali adottando misure di sicurezza tecniche ed amministrative atte a ridurre il rischio di perdita, uso non corretto, accesso non autorizzato, divulgazione e manomissione dei dati.
Tra i sistemi di sicurezza utilizzati vi sono i firewall, la crittografia dei dati, i controlli dell’accesso fisico ai nostri data center e i controlli per l’autorizzazione dell’accesso ai dati personali.
H) Utilizzazione dei dati
i dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare HelPeople Onlus o da terzi per prendere decisioni che producono effetti giuridici;
i dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare HelpPeople Onlus o da terzi per decisioni che possono impedire agli interessati di avvalersi di un servizio;
i dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare HelPeople Onlus o da terzi per attività di scoring, valutazione o profilazione degli interessati;
i dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare HelPeople Onlus o da terzi per attività di profilazione, combinazione e raffronto di insiemi di dati provenienti da diverse fonti;
i dati raccolti NON sono sottoposti a un monitoraggio sistematico (videosorveglianza);
il Titolare HelPeople Onlus NON tratta dati sensibili estremamente personali quali dati giudiziari o opinioni politiche;
il Titolare HelPeople Onlus NON tratta dati personali su larga scala;
il Titolare HelPeople Onlus tratta sommari e quantitativamente minimali dati di salute (art. 9 GDPR).
il Titolare HelPeople Onlus NON utilizza soluzioni tecnologiche avanzate quali internet of things, riconoscimento facciale o similari;
il Titolare HelPeople Onlus NON controlla sistematicamente le attività dei dipendenti, compreso l’utilizzo dei terminali informatici, la navigazione su internet eccetera.
I) Utilizzazione degli indirizzi mail già disponibili al 24.05.2018
HelPeople Onlus manterrà tra i propri dati l’indirizzario già acquisito per le proprie finalità istituzionali ed acquisito nel rispetto del DLgs 196/2003.
Pur non svolgendo per attività quanto previsto dall’art. 130 Codice Privacy in raccordo con la Direttiva e-privacy 2002/58, HelPeople Onlus al primo contatto con i nominativi già in archivio allegherà comunicazione Informativa con opzione di OPTOUT; in ogni altro caso di iniziative secondo quanto previsto dall’art. 130 Codice Privacy in raccordo con la Direttiva e-privacy 2002/58, UILDM Onlus utilizzerà la procedura OPTIN.
Onlus utilizzerà la procedura OPTIN